Polityka prywatności i plików cookie

Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w code quest sp. z o.o.

W celu realizacji wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO", informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach.

Poniższe zasady obowiązują od 25 maja 2018 r.

Administrator Twoich danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest code quest sp. z o.o., ul. Zamiany 8 LU 202, 02-786 Warszawa, REGON: 146176183, NIP: 9512357282, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000424452, kapitał zakładowy (w pełni opłacony) 200 000 zł (dalej: „my", „codequest").

Dane kontaktowe

codequest wyznaczył jeden punkt kontaktowy dla wszystkich spraw związanych z danymi osobowymi. Jeśli chcesz się z nami skontaktować, napisz e-mail na adres hello@codequest.com lub wyślij list na adres: code quest sp. z o.o., ul. Zamiany 8 LU 202, 02-786 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe".

Skąd mamy Twoje dane osobowe?

• Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie. Przekazujesz nam je:
  • wysyłając wiadomość e-mail lub przez media społecznościowe;
  • podczas rozmowy z członkiem zespołu codequest.
• Możemy mieć Twoje dane również ze źródeł publicznie dostępnych oraz od naszych partnerów, którzy zbierają dane osobowe w ramach realizacji własnych celów i udostępniają je nam w ramach współpracy handlowej, o ile wyraziłeś(-aś) zgodę na ich przekazanie.
• Dane o Tobie otrzymujemy również pośrednio — poprzez analizę plików cookie oraz logów serwera www zbieranych przez operatora hostingu naszej strony internetowej.

Jaki jest zakres przetwarzanych danych?

Przetwarzamy następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko;
• adresy e-mail;
• numer telefonu (jeśli podałeś(-aś) go nam do kontaktu);
• nazwę i adres prowadzonej działalności oraz NIP (jeśli jesteś przedsiębiorcą lub chcesz otrzymać fakturę VAT);
• dodatkowe informacje o sobie, które mogłeś(-aś) zawrzeć w korespondencji e-mail lub przekazać podczas rozmowy telefonicznej z naszym zespołem (rozmów nie nagrywamy);
• informacje zawarte w formularzu aplikacyjnym lub przekazane w trakcie procesu rekrutacji;
• Twoją zgodę;
• dane z analizy plików cookie i zbieranych logów serwera www.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu przedstawienia oferty, a następnie świadczenia naszych usług IT, m.in. związanych z programowaniem, rozwojem oprogramowania, doradztwem i prowadzeniem stron internetowych („usługi"), a także w celu rekrutacji.

W związku z powyższym przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach wskazanych poniżej:

• w celu przygotowania spersonalizowanej oferty naszych usług, a następnie wykonania umowy zawartej z Tobą, jeśli zdecydujesz się zostać naszym klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• rekrutacji, w tym:
  • nawiązania i utrzymania kontaktu z Kandydatem w sprawie złożonych dokumentów aplikacyjnych — zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w związku z podjęciem działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  • przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie danych wskazanych w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy oraz na podstawie zgody Kandydata, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie danych wykraczających poza katalog wskazany w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy;
  • uwzględnienia dokumentów aplikacyjnych Kandydata w przyszłych procesach rekrutacyjnych — na podstawie jego dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• obowiązujące przepisy prawa wymagają od nas również przetwarzania Twoich danych w celach księgowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• jeśli wyrazisz nam (odrębną) zgodę, będziemy przetwarzać Twoje dane w naszych celach marketingowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• jeśli zapiszesz się na nasz newsletter, przetwarzamy Twoje dane w celu realizacji zamówionej usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• Twoje dane osobowe są przetwarzane także w celu windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacji oraz zapewnienia rozliczalności prawidłowego wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• dane z analizy plików cookie i logów serwera www zbieranych przez operatora hostingu naszej strony są przetwarzane w celu budowania anonimowych statystyk odwiedzin strony, przydatnych m.in. do celów marketingowych (w tym analizowania i profilowania danych w celach marketingowych) oraz w celu zapewnienia funkcjonalności strony (np. logowanie, prezentacja treści, obsługa formularzy) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Okres przetwarzania danych zależy od celu przetwarzania. W związku z tym:

• przygotowanie spersonalizowanej oferty naszych usług — przetwarzamy Twoje dane przez czas prowadzenia z Tobą negocjacji, nie dłużej jednak niż trzy lata od dnia ich pozyskania;
• wykonanie zawartej z Tobą umowy, jeśli zdecydujesz się zostać naszym klientem — przetwarzamy Twoje dane przez czas jej wykonywania, a po jej zakończeniu do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń związanych z tą umową;
• dane osobowe zebrane na potrzeby rekrutacji będą przetwarzane przez czas trwania procesu rekrutacji, a jeśli Kandydat wyrazi zgodę na pozostawienie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji — do czasu wycofania zgody, nie dłużej jednak niż 36 miesięcy od dnia jej udzielenia;
• w zakresie celów księgowych — będziemy przetwarzać Twoje dane przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości). W zakresie celów podatkowych dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej);
• wysyłanie Ci komunikatów marketingowych innych niż newsletter — przetwarzamy Twoje dane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, nie dłużej jednak niż dziesięć lat od dnia pozyskania danych w tym celu;
• wysyłanie newslettera — przetwarzamy Twoje dane, dopóki jesteś subskrybentem tej usługi, albo do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej;
• windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, cele archiwizacyjne oraz zapewnienie rozliczalności — Twoje dane będą przetwarzane do końca okresu przedawnienia (okres ten zależy od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności) lub okresu, w którym możemy ponosić inny rodzaj odpowiedzialności związanej z nawiązaną z Tobą relacją;
• budowanie (anonimowych) statystyk odwiedzin naszej strony, w tym w celach marketingowych (w szczególności dopasowania komunikatów i ofert do Twoich preferencji) — przetwarzamy dane przez cały okres korzystania przez Ciebie z naszej strony lub usług świadczonych drogą elektroniczną (np. newslettera), a następnie przez okres 5 lat od zaprzestania korzystania z nich.

Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe naszym kontrahentom:

• dostawcom usług zapewniającym codequest rozwiązania techniczne i organizacyjne umożliwiające świadczenie usług i zarządzanie naszą organizacją, takim jak:
  • firmy świadczące usługi dostarczania i utrzymania oprogramowania bazodanowego, dostawcy systemów do zarządzania, dzięki którym możemy prowadzić codequest, prowadzić naszą stronę internetową, wysyłać newsletter i prowadzić odpowiednią ewidencję sprzedaży itp.;
  • podmioty świadczące usługi hostingowe;
  • agencje marketingowe (agencje reklamowe, podmioty wspierające usługi e-mailingowe), które pomagają nam zrozumieć, czym interesują się nasi klienci, tworzyć interesujące oferty i promocje oraz wspierają nas w bieżącej komunikacji z klientami, w tym z Tobą;
  • dostawcy usług prawnych, księgowych i doradczych;
• naszym podwykonawcom, z którymi współpracujemy przy świadczeniu usług naszym klientom;
• naszym partnerom/kontrahentom, którym udostępniamy dane w ramach współpracy handlowej, o ile poprosiliśmy Cię o zgodę w tym celu i ją wyraziłeś(-aś).

W każdym z tych celów przekazujemy wyłącznie dane niezbędne do jego realizacji.

Czy przetwarzamy Twoje dane w sposób zautomatyzowany (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednak nie będzie to wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych ani wpływać na Twoją sytuację.

W ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować Ci informacje (oferty, promocje) dopasowane do Twoich zainteresowań. Profilowanie danych osobowych przez codequest polega wyłącznie na przetwarzaniu Twoich danych (również w sposób zautomatyzowany) poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o Tobie, w szczególności do analizy lub prognozy Twoich osobistych preferencji i zainteresowań.

Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z RODO. Przetwarzając Twoje dane osobowe, kierujemy się następującymi zasadami:

• Zasada adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu przetwarzania. Analizę spełnienia tej zasady przeprowadziliśmy dla każdego procesu biznesowego;
• Zasada transparentności. Powinieneś(-aś) mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Ten dokument, w którym staramy się przekazać Ci pełną informację o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych, jest tego przejawem;
• Zasada prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeśli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane nie zostały zaktualizowane lub są błędne, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail hello@codequest.com;
• Zasada integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Stale je doskonalimy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, a także stosowne środki zabezpieczające przed ich utratą;
• Zasada rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji o tym, jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

Jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Przepisy prawa dają Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywać (np. poprzez nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), korzystanie z nich będzie bezpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

• Prawo dostępu do danych osobowych. Oznacza ono, że możesz poprosić nas o wyeksportowanie z naszych baz informacji, jakie mamy o Tobie, i przesłanie ich do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.);
• Prawo do sprostowania danych osobowych. Jeśli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, możesz poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Cię o przedstawienie dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Jeśli pomimo przestrzegania przez nas zasady adekwatności uznasz, że dla określonego celu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli zakres przetwarzania. Jeżeli żądanie nie będzie sprzeciwiać się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo lub nie będzie to konieczne dla wykonania umowy, przychylimy się do Twojego żądania;
• Prawo do żądania usunięcia danych osobowych. Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza, że możesz zażądać, abyśmy usunęli z naszych systemów oraz wszelkich innych rejestrów wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj jednak, że nie będziemy mogli tego zrobić, jeżeli jesteśmy zobowiązani do przetwarzania Twoich danych na podstawie przepisów prawa (np. dokumenty transakcyjne dla celów podatkowych, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku usuniemy jednak Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam, gdzie nie będzie to możliwe, zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą, bez odpowiedniego klucza powiązań). Dzięki temu dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji;
• Prawo do przenoszenia danych osobowych. Zgodnie z RODO możesz poprosić nas o przeniesienie danych, które nam przekazałeś(-aś) w toku wszystkich naszych kontaktów i całej współpracy, do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania innemu administratorowi danych;
• Prawo do wycofania zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej na jej podstawie (przed jej wycofaniem). Informujemy jednak, że Twoje dane w zakresie celu objętego wycofaną zgodą przestaną być przetwarzane wyłącznie w tym celu. Dane objęte zgodą będą dalej przetwarzane w celu realizacji naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności obowiązku rozliczalności prawidłowości przetwarzania danych osobowych, lub w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Powyższe prawa możesz zrealizować, kontaktując się z nami pod adresem e-mail hello@codequest.com lub pocztą na adres code quest sp. z o.o., ul. Zamiany 8 LU 202, 02-786 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe".

We wszystkich sprawach związanych z danymi osobowymi możesz zawsze do nas napisać — zwłaszcza gdy jakiekolwiek działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budzić Twoje wątpliwości co do jej legalności lub gdy uznasz, że Twoje prawa lub wolności mogą być naruszone. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zajmiemy się sprawą.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy zasady przetwarzania Twoich danych osobowych, masz prawo wnieść skargę bezpośrednio do organu nadzorczego (od 25 maja 2018 r. jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach realizacji tego prawa powinieneś(-aś) przedstawić pełny opis sytuacji oraz wskazać, które działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzorczego.

Na czym polega prawo do sprzeciwu?

Odrębnie informujemy, że masz również prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Sprzeciw możesz wnieść wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu (np. w celach marketingowych).

Prawo do sprzeciwu przysługuje Ci również wtedy, gdy przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora lub do celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony szczególną sytuacją, w której się znalazłeś(-aś). W takim przypadku będziemy nadal przetwarzać Twoje dane w ramach pozostałych procesów (w innych celach), ale już nie w celu, wobec którego zgłosiłeś(-aś) sprzeciw. Prawo do sprzeciwu możesz zrealizować, wysyłając wiadomość na adres e-mail hello@codequest.com lub pocztą na adres code quest sp. z o.o., ul. Zamiany 8 LU 202, 02-786 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe".

Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?

Nie masz prawnego obowiązku podawania nam swoich danych osobowych. Bez ich pozyskania nie będziemy jednak mogli świadczyć Ci naszych usług.

Czy przekazujemy Twoje dane poza UE?

Tak, możemy przekazywać Twoje dane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych. Taka możliwość występuje przede wszystkim w sytuacji, gdy korzystamy z platform do prowadzenia działań e-marketingowych zlokalizowanych na serwerach w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli przekazujemy Twoje dane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych, zawsze upewniamy się, że ich odbiorcy gwarantują wysoki poziom ochrony danych osobowych.

Jaka jest nasza polityka plików cookie?

• Czym są pliki cookie?
  Korzystanie z plików cookie — niewielkich plików pobieranych na Twój komputer w celu poprawy komfortu korzystania ze strony — jest powszechną praktyką niemal wszystkich profesjonalnych stron internetowych. Chcemy opisać, jakie informacje gromadzimy za pomocą plików cookie, jak je wykorzystujemy i dlaczego czasami konieczne jest ich przechowywanie. Podpowiemy również, jak możesz zapobiec zapisywaniu plików cookie — pamiętaj jednak, że może to pogorszyć lub „zepsuć" niektóre elementy funkcjonalności strony.
• Jak wykorzystujemy pliki cookie?
  Wykorzystujemy pliki cookie z różnych powodów. Niestety w większości przypadków nie istnieją standardowe branżowe rozwiązania pozwalające wyłączyć pliki cookie bez całkowitego wyłączenia funkcjonalności, które dodają one do strony. Zalecamy pozostawienie włączonych wszystkich plików cookie, jeśli nie masz pewności, czy są Ci potrzebne — na wypadek gdyby były wykorzystywane do świadczenia usługi, z której korzystasz.
• Wyłączanie plików cookie
  Możesz zapobiec zapisywaniu plików cookie, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki (sposób ich zmiany znajdziesz w pomocy przeglądarki). Pamiętaj, że wyłączenie plików cookie wpłynie na funkcjonalność tej i wielu innych odwiedzanych przez Ciebie stron. Dlatego zalecamy, aby ich nie wyłączać.
• Pliki cookie, które ustawiamy:
  • Pliki cookie związane z formularzami — gdy przesyłasz dane przez formularz, taki jak formularz kontaktowy, pliki cookie mogą zostać zapisane w celu zapamiętania Twoich danych na potrzeby przyszłej korespondencji.
  • Pliki cookie związane z preferencjami — aby zapewnić Ci komfort korzystania ze strony, udostępniamy funkcję zapamiętywania Twoich preferencji dotyczących jej działania. Aby je zapamiętać, musimy ustawić pliki cookie, dzięki którym informacje te mogą być odczytywane przy każdej interakcji ze stroną.
  • Pliki cookie podmiotów trzecich — w niektórych szczególnych przypadkach korzystamy również z plików cookie dostarczanych przez zaufane podmioty trzecie, np. narzędzia analityczne pomagające nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony i jak możemy poprawić Twoje doświadczenie.
• Więcej informacji
  Mamy nadzieję, że powyższe informacje wyjaśniły Ci zasady naszej polityki. Jak wspomnieliśmy wcześniej — jeśli nie masz pewności, czy dane pliki cookie są Ci potrzebne, bezpieczniej jest pozostawić je włączone. Jeśli szukasz dalszych informacji, skontaktuj się z nami, wysyłając wiadomość na adres e-mail hello@codequest.com lub pocztą na adres code quest sp. z o.o., ul. Zamiany 8 LU 202, 02-786 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe".